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役員にくじ引きでなった、役員は立候補してなったものの役付き（委員長や副委員長・推薦委員長・会計）になってしまった！役付きにはなりたくなかったんだよねぇと思っていても、自分が辞退や拒否をすれば周囲の役員さんに迷惑がかかる・・・。気が重いけれど引き受けましょう～。

PTA役員の委員長になった時の連絡方法案の一つ

私も役員は過去に4回していますが、役付きになったことはありませんでした。
小学校と中学校は立候補で園児の時は園からお願いされて引き受けました。園からお願いされるのは、きっと兄弟や姉妹などを含めて在園年数が長いとかあるでしょうね。あとはこの親御さん家なら任せても大丈夫！とか。
今回5回目の役員ですが、今年初めてくじ引きで委員長になってしまいました！
くじを引くときに迷いが出たのがいけなかったのか～（泣）
同期に他の役員をしたお母さんは「絶対ならない、ならない！」と念をおくりながらひいて見事にならなかったそうです（笑）
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さて、迷いが出て引くくじを変えたら委員長を引き当てた私ですが、各役員の委員長は「本部からの各種連絡を役員へ連絡する」「役員の各行事への出欠席確認を本部へ連絡」します。
年度当初に動員表という誰がどの行事に参加するといった割り振りをしているので、あとは確認だけなのですが、万が一本人が欠席の場合は代理をたててもらいます。

今はラインのグループで一斉に連絡ができて、返事もそこへもらえるのでみんなが情報を共有できてすごく助かりますね。
役が決まった後に、必要に応じて（学年別とか）各グループラインを作成して、そこに委員長が所属しているという形です。

ただし、事情でラインが使えないなどあれば一時的にメールを使うなどの対応はご本人との相談です。

学年委員でも専門委員でも、例えば中学校なら、一年生・二年生・三年生のグループを作成してそれぞれに連絡を流します。

本部から委員会全体への共通連絡の場合は、3通連絡を流すわけです。個人的な連絡であれば、個人のラインでやりとりし、一部共通の場合はどちらでも（グループでも個人でも）動きやすい方法で良いかと思います。私は、委員全員参加ではないけれど、全員でどの人がどの行事に参加すると周知済みの件は、グループラインへ必要なメッセージを書き込み、担当者の名前を記入（担当者に間違いはないかと出欠確認を兼ねて）してよろしくお願いいたします、と書き添えます。

みなさん、送ったメッセージを確認してくれた後、メッセージや絵文字、スタンプなどで返信をしてくれます。

個人的に相談したい方は個人宛てで連絡をしてくれますので、必要に応じてお返事をしています。

（例）役員仕事の日に別途用件が入っているため、何時に終了するか知りたい

こういった場合は「本部に確認」「過去の資料を確認」して回答します。

PTA役員の委員長になってしまった時の返信などのポイント

役員同士の連絡時にちょっと気を付けているのは、メッセージのはじめや終わりに、

・お疲れ様です
・こんにちは（またはこんばんは、など）
・返信不要です（本当に返信が不要の場合のみ）
・その他時候の挨拶（今なら毎日暑いですね、など）
・早々のご連絡ありがとうございます
・ありがとうございます

など簡単な挨拶を入れています。
そして、夜間・早朝に急用ではない連絡は入れないことです。
挨拶は長いと面倒くさいと感じる方もいると思いますので、さらっと入れる程度です。

連絡を受けた方はもしかしたら忙しいときに確認をしているかもしれません。
忙しいけれど、返事は早い方が良いだろうとメッセージを入力しているかもしれません。
自分は手の離れた子どもだけれど、相手はまだ少し手のかかる年齢の子供がいるかもしれません。

絵文字やスタンプはありますが、これは好みもありますので、基本は文字中心のやりとりにしています。文字だけだと冷たく感じられる時もありますが、スタンプだらけだと、馴れ馴れしいとか好みのイラストだと目障りだと感じて嫌がられる事もあるかもしれません。

スタンプや絵文字と文字のバランスは難しいですが、基本的に学校の役員仕事ですし、一年間お互い気持ちよく仕事をこなすために、用件だけを書くよりも挨拶を一言添えるとメッセージがやさしく感じられるのではないでしょうか。

返信不要の連絡（伝達）のみですと「了解です」確認しましたよ、という意味でスタンプの返事が多めにくることはありますよ。こういったときはこんなスタンプもあるんだな～と受け止めつつ、「返信有無チェック」の集計を忘れ　ずに！

PTA役員の委員長から本部への連絡について

注意したいのが、本部（他の委員会から本部経由含む）から連絡をもらい各役員に連絡し返事をもらった。
各役員の返事が集まったら本部へ連絡をしよう。
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でも、その前に本部へ「役員へ周知しましたよ。」という連絡を入れたほうが親切というか間違いがないのかな、と。
周知したという連絡をしないと、連絡してくれたかな？と心配をしている場合があります。

集計した後に連絡をするというのは頭にあるのですが、連絡をもらった時期や役員の仕事までの日程により連絡をくれた本部へ周知しましたと返信をしないと、連絡しましたか？と聞かれることもあるかもしれません。

万が一タイミングによって忘れてしまった・先に連絡しておいた方が良かったなどあったら現状にあわせて連絡しましょう。

役員拒否と連絡なしなどについて

今まで委員長をしたことがなかったですし、過去に同学年での役員拒否は幸いなかったんですよね。でも少なからずちらほらと聞いたことがありました。
私が委員長になった時に、2学年上の保護者に「連絡しない・出席しない」という方がいました。
こちらから連絡先を教えても、本部から連絡をしても全くといった態度で、諸々子ども任せといった保護者がいました。

例えば、役員を選抜後に担当者が連絡をしたら、
学童保育室なら「役員をやるなら学童を辞めます」と本当に辞められた方がいました。

年度当初は役員兼委員長をやっていたけれど、途中から欠席し始め打ち合わせなどにこなくなり、委員長不在のまま活動をした年になり伝説になった、など。

私の知る限りでは、「在学中に役員をやったかやっていないか」は次年度の役員選びの資料になります。
とりあえず保護者会（懇談会）に参加している保護者と役員選びについて相談して、「参加している保護者の中で役員をしていない保護者の中から（役員の選抜を）どうでしょうか」といった事はありますが、やはりそれだとやりたくない人は欠席すれば良いのか？とその場の空気が良くないこともありました。公平に保護者会（懇談会）に参加して役員をしていない人が出欠席関係なく対象でくじ引きをして決める場合もあります。

懇談会に欠席の上選ばれ、くじ引きで選ばれたけれど連絡もしない、協力もしないでは、周囲の役員さんに迷惑がかかります。欠席の分を同じクラスの役員が探さなければいけない・同学年の役員が探さなければいけない・本部役員が代理をしなければいけないという負担を考えなければいけないんですよね。

PTAは任意という声も世間的にあるのは承知していますが、PTA活動が学校側の活動を助けているのも事実です。このあたりの考え方は、地域差や考え方の差・捉え方の差があって正直難しいと思います。あくまで一例ですが、バザーで得た収益で学校図書館（図書室）へ本を寄贈したり、長机他学校で必要な備品の購入にあてたりしている学校もあります。

確かに時間を割いて出席するわけですから、面倒とか、大変・仕事を早退しなければとは思いますが、学校行事でＰＴＡの方にお世話になっていることってあるんですよね。大きな学校行事の来賓接待や受付やバザーなど。自分の子どももその中でお世話になっていると思えば、最低限連絡はとる・通常の連絡会みたいな会は出られないけれど委員会が関する行事は参加するなど、歩み寄る姿勢も大事かもしれませんね。

小学校、中学校などのPTA役員にはどんなものがあるの？
学校役員の種類と決め方はそれぞれだけれど